Reuniões Produtivas dependem dos Líderes

Li ontem uma matéria enviada por um amigo da revista Exame que as empresas chegam a perder 25% do seu tempo com reuniões inúteis. Com isso, segundo a própria reportagem, você acaba perdendo o tempo que seria utilizado para resolver o problema com uma reunião onde não se decide nada.

Proponho uma reflexão sobre o assunto. Para começar devemos ter em mente a definição de reunião: "Encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade." Portanto, para que haja uma reunião, deve necessariamente haver um tema.

Reuniões devem fazer parte da sua rotina de trabalho. Organizações hoje em dia são produtos de fusões e aquisições, tem estrutura complexa e buscam mais eficiência e menor custo. Mesmo nas organizações mais simples existe a necessidade de alinhamentos e decisões.

Vamos partir do princípio da Administração. o que você e seu departamento faz tem uma entrada, um processamento e uma saída. Então você recebe um insumo, transforma e entrega a outra área. É natural então que você dependa do fornecedor do insumo e que infuencie a área que você entrega o seu serviço.

Então você não está sozinho na empresa. Se tentar resolver um problema de maneira isolada, sem envolver fornecedores ou clientes, o resultado pode ser ainda mais ineficiente do que uma reunião para definir o assunto.

Para tornar uma reunião eficiente, alguns pontos devem ser levados em conta, visando o sucesso na realização das mesmas.

1 - Definição do tema da Reunião - Uma reunião deve ter um tema definido de maneira clara, definindo o que vai ser discutido e o que não será discutido, evitando que o assunto se disperse.

2 - Definir os participantes - Parte importante do processo, deve participar de uma reunião pessoas que possam acrescentar na discussão do tema e quem tem competência para deliberar sobre o assunto. Quando este não pode participar da reunião, deve nomear um representante que possa tomar decisões em seu lugar. Isso deve estar claro na convocação da reunião.

3 - Definir o tempo da reunião - É importante que seja definido a duração da reunião e que ela não ultrapasse o tempo indicado. 

4 - Definir papéis e responsabilidades - Após as decisões tomadas em reuniões, devem ser definidos os planos de ação para realizar as tarefas elencadas nas reuniões. O mais indicado é utilizar o modelo 5W e 1H, deixando claro prazos e responsáveis.

5 - Elaboração da pauta - É fundamental documentar as decisões tomadas, com a participação e validação de todos os envolvidos, citando quem participou e qual foi a participação na tomada de decisão.

Experimente colocar métodos claros em suas reuniões. Esteja ciente que você não está sozinho e que para suas decisões sejam aplicadas da maneira que você deseja, é necessário que você envolva todos os responsáveis, sejam fornecedores ou clientes do seu produto. 

Procure conduzir as reuniões para que os assuntos não saiam do tema. Tenha em mente que reuniões não representam um problema. O grande problema são reuniões mal conduzidas, sem tema definido, onde muito se fala mas pouco se faz, onde pessoas que participam não podem resolver o assunto, tendo que levar ao conhecimento de quem pode decidir.

Faça reuniões eficientes, utilize sempre o método. Reflita sobre isso... os resultados irão te surpreender.

Marcelo Alves Bellotti