Reuniões Produtivas dependem dos Líderes

Li ontem uma matéria enviada por um amigo da revista Exame que as empresas chegam a perder 25% do seu tempo com reuniões inúteis. Com isso, segundo a própria reportagem, você acaba perdendo o tempo que seria utilizado para resolver o problema com uma reunião onde não se decide nada.

Proponho uma reflexão sobre o assunto. Para começar devemos ter em mente a definição de reunião: "Encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade." Portanto, para que haja uma reunião, deve necessariamente haver um tema.

Reuniões devem fazer parte da sua rotina de trabalho. Organizações hoje em dia são produtos de fusões e aquisições, tem estrutura complexa e buscam mais eficiência e menor custo. Mesmo nas organizações mais simples existe a necessidade de alinhamentos e decisões.

Vamos partir do princípio da Administração. o que você e seu departamento faz tem uma entrada, um processamento e uma saída. Então você recebe um insumo, transforma e entrega a outra área. É natural então que você dependa do fornecedor do insumo e que infuencie a área que você entrega o seu serviço.

Então você não está sozinho na empresa. Se tentar resolver um problema de maneira isolada, sem envolver fornecedores ou clientes, o resultado pode ser ainda mais ineficiente do que uma reunião para definir o assunto.

Para tornar uma reunião eficiente, alguns pontos devem ser levados em conta, visando o sucesso na realização das mesmas.

1 - Definição do tema da Reunião - Uma reunião deve ter um tema definido de maneira clara, definindo o que vai ser discutido e o que não será discutido, evitando que o assunto se disperse.

2 - Definir os participantes - Parte importante do processo, deve participar de uma reunião pessoas que possam acrescentar na discussão do tema e quem tem competência para deliberar sobre o assunto. Quando este não pode participar da reunião, deve nomear um representante que possa tomar decisões em seu lugar. Isso deve estar claro na convocação da reunião.

3 - Definir o tempo da reunião - É importante que seja definido a duração da reunião e que ela não ultrapasse o tempo indicado. 

4 - Definir papéis e responsabilidades - Após as decisões tomadas em reuniões, devem ser definidos os planos de ação para realizar as tarefas elencadas nas reuniões. O mais indicado é utilizar o modelo 5W e 1H, deixando claro prazos e responsáveis.

5 - Elaboração da pauta - É fundamental documentar as decisões tomadas, com a participação e validação de todos os envolvidos, citando quem participou e qual foi a participação na tomada de decisão.

Experimente colocar métodos claros em suas reuniões. Esteja ciente que você não está sozinho e que para suas decisões sejam aplicadas da maneira que você deseja, é necessário que você envolva todos os responsáveis, sejam fornecedores ou clientes do seu produto. 

Procure conduzir as reuniões para que os assuntos não saiam do tema. Tenha em mente que reuniões não representam um problema. O grande problema são reuniões mal conduzidas, sem tema definido, onde muito se fala mas pouco se faz, onde pessoas que participam não podem resolver o assunto, tendo que levar ao conhecimento de quem pode decidir.

Faça reuniões eficientes, utilize sempre o método. Reflita sobre isso... os resultados irão te surpreender.

Marcelo Alves Bellotti

Dia do Trabalho! Descanso e reflexão!

Mais um dia do trabalho, mais razões para refletirmos sobre o qual a razão de aceitarmos e comemorarmos esse dia. O brasileiro em geral costuma aproveitar os feriados para descansar da rotina que transforma os seus dias e se esquece de refletir sobre a razão das coisas. 

Notamos que em geral cada vez mais uma parte maior reclama dos feriados, que somos o país dos feriados e que nesses dias a economia não anda, que em tempos de crise esses feriados deviam acabar. Temos análises intermináveis de o quanto a produção econômica cai em anos com mais feriados e pelo contrário, o quanto a economia cresce com o turismo em cidades que se aproveitam disso.

Feriados são datas de comemoração ou de reflexão. Existem por uma razão específica, podendo ser obrigatório ou facultativo as pessoas serem dispensadas do trabalho. Eles não chegam de maneira surpreendente, portanto podem e devem ser planejados no calendário corporativo. 

Chegamos a mais um "dia do trabalho". Data em que podemos observar no mundo, uma série de manifestações e reflexões sobre todos os assuntos de interesses de classes. A data lembra o ano de 1886 quando os trabalhadores americanos decidiram iniciar uma greve por melhores condições de trabalho. No ano seguinte o movimento se espalhou pela Europa e em 1891 os franceses a consagraram como a luta por uma jornada diária de oito horas de trabalho.

Hoje vivemos no Brasil um tempo de mudança, onde o pensamento atual caminha para o que se convencionou chamar de "flexibilização das leis trabalhistas", com o intuito de enfraquecer os sindicatos e conseguir diminuir o ônus da contratação de um funcionário CLT, diminuindo seu custo, seja com impostos, seja com conquistas trabalhistas, seja com benefícios inerentes de uma categoria, seja com o próprio salário.

Porém essa não foi a pauta da discussão proposta pela classe política, que na ausência da representação popular (que estão nas praias aproveitando o feriado e confere o que aconteceu no Jornal Nacional) deu o tom das discussões do dia do trabalho no Brasil. A ausência do discurso da Presidente.

Falaram líderes sindicais, defendendo bandeiras como o fim do fator previdenciário, sorteando carros e colocando músicas para alegrar o povo, as manifestações não conseguem produzir nada que faça uma reflexão sobre o trabalho e o emprego, fundamentalmente qual o rumo que esses aspectos tão fundamentais na economia terão com essa flexibilização.

O assunto da mídia ontem, pra variar, era praia... fora PT... fora Dilma... Aecio fala de covardia... a partir de vídeos comemorados como um gol por torcidas organizadas em todo o país. O único assunto mais relevante citado foi o da proposta para correção do FGTS, que hoje é feito somente pela TR, que fosse idêntico ao da Poupança, ou seja, 0,5% + TR. Mas como o povo que está na praia não consegue ouvir, isso vira promessa de político e perde o valor já na segunda feira. E assim seguimos o barco!

Reflita sobre isso! Feriados são datas de reflexão... O dia 01 de maio serve também para você lembrar a morte do seu ídolo, ele era de muita gente também, o eterno Ayrton Senna... Pense na sua participação nesse movimento todo... um feriado não é um dia a mais de descanso! É um dia de reflexão! Tenha uma atitude positiva nesses feriados! Participe das decisões que podem te afetar como cidadão! 

Um ótimo feriado!

Marcelo Alves Bellotti